Kokouksen pöytäkirja on asiakirja, joka heijastaa kaikkia tapahtuman tärkeitä päätöksiä. Väärä sanamuoto, niin sisällön kuin suunnittelun kannalta, voi aiheuttaa sen, että kokouksen osanottajat kiistävät sen. Lisäksi on olemassa vaara tehdä virheellisiä johtopäätöksiä, jos tuotantokokouksen pöytäkirja sisältää harhaanjohtavia tietoja. Järjestä se oikein auttaa joukko yksinkertaisia suosituksia.
Tämän asiakirjan teksti sisältää yleensä kaksi osaa: johdanto- ja pääosan. Kokouksen pöytäkirja (sen ensimmäinen puolisko) sisältää kuvaus tapahtuman pääparametreista: sijainti, koko nimi osallistujat, puheenjohtaja ja sihteeri. Kun yhdellä läsnä olevista on erityisasema (kutsuttu, asiantuntija, tarkkailija jne.), Se mainitaan myös asiakirjassa. Jos kokoukseen osallistui monia ihmisiä, kokouspöytäkirja voi sisältää tietoja heistä erillisellä arkilla, joka on erottamaton sovellus asiakirjaan. Johdantokappale päättyy esityslistalle, joka sisältää luettelon käsiteltävistä aiheista. On suotavaa järjestää ne tärkeysjärjestykseen, mutta kysymysluettelon paikkaan voi vaikuttaa myös muita tekijöitä. Esityslistan rakenne voi esimerkiksi riippua osan aiheiden loogisesta suhteesta tai tapahtumaan osallistuvien henkilöiden työllisyydestä. Itse asiakirja suoritetaan organisaation (sen yksikön) kirjelomakkeella, se on ilmoitettava kokouksen aikana.
Pääosassa pidetyn kokouksen pöytäkirjan olisi vastattava johdanto-osaa. Erityisesti sen asioiden pitäisi mennä samassa järjestyksessä kuin esityslistalla. Algoritmi sellaisen tekstin rakentamiseksi, joka sisältää tietoja jokaisesta esityslistan kohdasta, on seuraava: “kuunnellut”, “puhui”, “päätti”. Pöytäkirjan tämän osan pääsääntö on, että sen ei tulisi muuttua eräänlaiseksi tekstiksi.
Erityisesti ”kuunnellut” alakohta kuvaa kuka oli pääpuhuja aiheeseen, mitä hän ehdotti puheensa tuloksena. Puhujille osallistujat ilmoittavat myös, kuka sanoi ehdotuksensa. Päätöksessä vahvistetaan kokouksen osanottajien enemmistön lopullinen asema. Jos se hyväksyttiin äänestämällä, on ilmoitettava, kuinka moni henkilö oli sen puolesta, kuinka moni vastusti sitä, ja pidättäytyi äänestämästä. Käsiteltävien aiheiden tärkeydestä riippuen voidaan luetteloida täydelliset nimet. ihmiset, jotka ovat ottaneet tämän tai sen kannan.
Kokouksen pöytäkirjan laatii sihteeri, itse asiakirjan allekirjoittavat toimeenpaneva edustaja ja kokouksen puheenjohtaja. Tietolähde sen kokoamista varten ovat käsin kirjoitetut luonnokset, ääninauhurilla tehdyt muistiinpanot, tekstikirjoitukset. Jos kokouksessa havaittujen asioiden ratkaiseminen edellyttää ylimmän virkamiehen valtuutusta, joka ei osallistunut kokoukseen, tämän johtajan päätöksille voidaan antaa lisähyväksyntä. Allekirjoitettu ja rekisteröity pöytäkirja voidaan lähettää sekä yhtenä asiakirjana että otteina virkamiehille, joihin vain osa kysymyksistä kuuluu.
