Haluatko sitä vai et, minkäänlainen toiminta ei ole mahdollista ilman avunpyyntöjä. Kun työskentelet pienessä tai suuressa yrityksessä, olet varmasti vuorovaikutuksessa monien muiden organisaatioiden johtajien ja työntekijöiden, työtovereidesi tai työnantajien, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Samanaikaisesti käytä liiketoiminta- ja henkilökohtaista kirjeenvaihtoa usein sähköpostin avulla.
Pyyntökirje kirjoitetaan tietysti vain silloin, kun siihen on hyvä syy: tarvitset tietoja, asiakirjoja, aineellista apua tai muita toimia. Sen vuoksi sen tekstin tulisi olla asianmukainen. Hänellä on velvollisuus välittää selkeästi ongelman ydin ja miten se ratkaistaan, toive tai vaatimus. On mahdotonta hyväksyä tunteiden heittämistä tällaisissa kirjeissä, niitä tulisi hillitä, vaikka lähimpiäkin lukeisi sen, puhumattakaan liiketoiminnan kirjeenvaihdosta. Se on naurettavaa, mutta suurin osa kirjeenvaihtajista, jotka eivät ole tutkineet etikettisääntöjä kerralla, tekevät tämän virheen ja kirjoittavat teksteihin: ”Törkeää! Vaadimme! Tarkkaan! ” Siksi tällainen ylemmän tason pyyntökirje ei usein saa odotettua reaktiota, vaan vastaanottaja vain jättää sen huomioimatta.
Kysy avainkysymykset ennen tämän kirjoittamisen estämistä, ennen kuin aloitat kirjoittamisen: “Miksi sinun täytyy tehdä tämä?”, “Minkä tuloksen sinun täytyy saada?” Sen jälkeen on helpompaa muotoilla päälause, esimerkiksi: ”Pyydän sinua rahoittamaan hanketta …”, “Luotan osallistumiseesi …” Yksi pyyntökirje voi sisältää useita pyyntöjä tai ehdotuksia kerralla, sitten vastaavat sanat, kuten: “Yhdessä Toivomme niin … ", " Tämän ohella … ", " Samanaikaisesti pyydämme apua … ".
Missään tapauksessa ei voida sivuuttaa perusoikeudenmukaisuuden sääntöjä, joten pyyntö on esitettävä oikein riippumatta siitä, onko kyse henkilökohtaisesta vai liikekirjeestä. Ja riippumatta siitä, kuinka paljon pidät tai pidät sen vastaanottajasta, muista, että sitä, mitä kirjoitat kynällä (näppäimistöllä), ei voida leikata kirveellä. Lisäksi kaikki viestit voivat lukea paitsi vastaanottaja, myös hänen kollegansa, sukulaisensa, ystävänsä. Miksi asettaa itsesi ja muut hankaliin tilanteisiin?
Hyvässä muodossa ja liikekirjeenpidon säännöissä on erittäin tärkeää pystyä tervehtimään keskustelukumppania. Jopa töissä myyntimiehenä työskentelyä ei ole hyväksyttävää jättää joku ilman tätä tärkeätä hostellin osaa, varsinkin jos käännytte jonkun puoleen saadaksesi apua. Siksi jokaisen pyyntökirjeen tulisi alkaa tiivisellä ja kunnioittavalla tervehdyksellä ja päättyä hyvällä toiveella ja kohteliaalla hyvästi, lukemisen jälkeen vastaanottaja, vaikka hän ei tunteisi sinua henkilökohtaisesti, ymmärtää, että hän ei ole tekemisissä hysteerisen henkilön kanssa, vaan henkilön kanssa, joka hallitsee itseään.
Kuvittelemme lyhyesti, kuinka pyyntökirjeen tulisi näyttää rakenteelliselta? Esimerkki: tervehdys, lyhyt kuvaus tilanteesta, kysymyksen ja vetoomuksen olemus, avun toivon ilmaus, kohtelias jäähyväiset.
Elämässämme joka päivä luomit toimintasi ja toimintasi vapaaehtoisesti tai tahattomasti itsellesi maineen. Kirjoittamasi kirjeet ovat erittäin tärkeä osa tässä elämäprosessissa.
