Viestintä on unen ja ruoan lisäksi yksi ihmisen perustarpeista. Nykyaikaisilla ihmisillä on useita helppokäyttöisiä ja tehokkaita tapoja keskustella ystävien ja sukulaisten, työtovereiden ja liikekumppaneiden kanssa. Näitä ovat live chat, matkapuhelin ja Internet.
Kaksi viimeksi mainittua menetelmää on ilmestynyt suhteellisen äskettäin. Jo pitkään oli mahdollista kommunikoida etäyhteydessä vain viestien avulla. Ne kirjoitettiin käsin ja lähetettiin postitse. Tämän tyyppinen viestintä on säilynyt nykyään. Käsinkirjoitetut kirjeet korvattiin kuitenkin sähköpostilla.
Annamme määritelmän
Sana "kirje" on useita merkityksiä.
Ensinnäkin se on kirjallisten merkkien järjestelmä, jota tarvitaan suullisen puheen vahvistamiseen.
Esimerkki: Tutkijat ovat tulkineet muinaisen maya-kirjoituksen.
Toiseksi tämä on paperille tulostetun informatiivisen tekstin ulkonäkö.
Esimerkki: Oppilaat kysyivät opettajaltaan, kuinka täyttää kirje Venäjän standardien mukaisesti.
Kolmanneksi käsin kirjoitettu tai sähköinen teksti, joka sisältää tietoja vastaanottajalle.
Esimerkki: Kotikirje, jossa oli tärkeitä uutisia isältäni, saatiin viikko sen jälkeen, kun se oli lähetetty.
Kuinka viimeistellä kirje ja miten aloittaa se? Kaikki ihmiset kysyvät itseltään nämä kysymykset riippumatta siitä, minkä viestin he kirjoittavat: sähköinen tai käsin kirjoitettu. Tässä artikkelissa meidän on vastattava ensimmäiseen niistä.
Kirjaintyypit
Ennen kuin puhumme kirjeen viimeistelystä, on syytä ymmärtää sen tyypit. Yleisääni ja käytetyt ilmaisut riippuvat siitä. Joten viestit voivat olla:
- liiketoimintaa;
- henkilökohtainen;
- tervehdys.
Liiketoimintaa koskevaa kirjettä kutsutaan yleensä tietyn tyyppiseksi asiakirjaksi, joka toimii keinona vaihtaa tietoa eri organisaatioiden ja laitosten välillä. Sitä voidaan kutsua myös ”viralliseksi kirjeenvaihtoksi”. Jotkut tähän luokkaan kuuluvat kirjetyypit vaativat vastauksen (esimerkiksi vetoomukset, valitukset, pyynnöt), toiset eivät (esimerkiksi varoitukset, muistutukset, lausunnot).
Yhden yksityishenkilön kirjoittamaa ja toiselle osoitettua kirjettä kutsutaan henkilökohtaiseksi.
Kirjeitä, joiden tarkoituksena on onnitella epävirallista henkilöä, organisaatiota tai instituutiota jostakin iloisesta tapahtumasta tai saavutuksesta, kutsutaan yleensä onnitteluksi.
Seuraavaksi selvitetään, kuinka kirje asianmukaisesti viimeistellään sen tyypistä ja tarkoituksesta riippuen.
Yleinen rakenne
Tyypistä riippumatta kaikilla kirjaimilla on suunnilleen sama rakenne. On syytä kiinnittää huomiota siihen, että kaksi ensimmäistä kohtaa ovat ominaisia vain viralliselle kirjeenvaihdolle.
- Lähettäjän osoite
- Päivämäärä.
- Tervetulleita.
- Teksti, joka sisältää perustiedot.
- Lopullinen lause.
- Jälkikirjoitus.
Liiketoiminnan kirjeenvaihto
Tämän tyyppisen kirjeenvaihdon kirjoittamisessa on käsiteltävä erityistä huomiota, koska lähettäjän tekemät oikeinkirjoitus, välimerkit tai tyylivirheet voivat vaikuttaa haitallisesti edustamansa yrityksen tai laitoksen imagoon. Ehdotuksia tehdessään tulisi antaa etusija yksinkertaisille lauseille ja välttää monia monimutkaisia rakenteita. Yleisen sävyn tulisi olla kunnioittava. Tärkeintä on, että kirjeen ydin paljastetaan sen lopussa, koska ihmiset kiinnittävät enemmän huomiota tähän tekstiosaan.
Kuinka viimeistellä virallisen aseman kirje? Menestyneimmät päätelauseet ovat:
- Toivon hedelmällistä yhteistyötä edelleen.
- Toivon jatkuvaa yhteistyötä.
- Kiitos huomiosta.
- Ystävällisin terveisin, Ivan Ivanov
- Kunnioittavasti, Ivanov Ivan Ivanovich.
Kuinka kauniisti viimeistellä kirje yksityishenkilölle
Tämäntyyppinen kirjeenvaihto ei vaadi kääntäjältä lisää huomiota. Kirjoittamisen aikana ihmisen ei kuitenkaan pidä unohtaa lukutaitoa. Tässä suhteessa on paljon helpompaa kirjoittaa sähköposteja, koska havaitut virheet korjataan helposti. Käsinkirjoitetun tekstin tapauksessa sinun on kirjoitettava valmis teksti uudelleen.
Ennen prosessin aloittamista on tarpeen selvittää vastaanottajan pääsisältö ja vastaus. Jos lähettäjälle on tärkeää saada vastaus mahdollisimman pian, viimeisessä osassa on parempi tehdä asianmukaiset muistiinpanot. Lopun pitäisi olla kaiken edellä mainitun looginen johtopäätös, muuten voit asettaa vastaanottajan hankaliin tilanteisiin ja saada hänet ajattelemaan, mitä lähettäjä halusi sanoa.
Kirjeen lopussa käytetyt yleisimmät lauseet ovat:
- Ystäväsi, Peter.
- Nähdään pian!
- Odotan vastausta.
- Kiss, Maria.
- Tule niin pian kuin mahdollista.
- Kaikkea hyvää, ystäväsi Peter.
Lähettäjä voi keksiä kirjeen lopun itse. Tässä tapauksessa sillä on ainutlaatuinen merkki ja vetoaa varmasti vastaanottajaan.
Vastaamalla kysymykseen siitä, kuinka onnittelukirje täyttää, sinun on kiinnitettävä huomiota sen ulkonäköön. Jos virkamiehet ovat lähettäjä ja vastaanottaja, loppulauseiden on oltava puolueettomia. Muissa tapauksissa tietty vapaus on sallittua.
