Kaikki tietävät sanan protokolla. Toimistotyöntekijät kuulevat sen säännöllisesti kokouksissa, poliisit käyttävät sitä ammatillisessa toiminnassaan, ja valtionpäämiehet ja diplomaatit pakotetaan noudattamaan heille määrättyjä sääntöjä. Mikä on protokolla? Selvitämme alla.
Protokollan käsitteen merkitys
Koska tällä sanalla on huomattava määrä muita termejä, sillä on useita merkityksiä. Kaikki riippuu siitä toiminta-alasta, jolla haluttua konseptia sovelletaan. Joten harkitsemme yleisimpiä tilanteita, joissa on tapana puhua protokollasta.
Jos puhumme liiketoimintaympäristöstä, niin protokolla on asiakirja, joka kuvaa tapahtumaa (kokous, kokous, hallitus jne.).
Edellä mainittiin jo poliisista, jotka myös laativat usein samanlaisen asiakirjan. Tässä tapauksessa oletetaan rikoksen tai rikoksen tosiasia.
Kansainvälisessä muodossa pöytäkirja on joukko sääntöjä, joita tulisi noudattaa hallituksen virkamiesten ja diplomaattisten virkamiesten virallisissa kokouksissa. Esimerkiksi valtionpäämiesten välillä on pöytäkirja kokouksista tai presidentin vierailusta.
Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin liiketoimintaprotokollien käsitteeseen.
Kokouspöytäkirjat
Liiketapaamiset ovat olennainen osa kaikkia liiketoimintaympäristön prosesseja. Ne voivat kulkea virallisesti ottaen huomioon määrätyn ajan ja vain toimistorakennuksessa. Epäviralliset liiketoimintapäivät ovat myös erittäin suosittuja. Toisessa tapauksessa voit tehdä ilman keskustelun protokollavahvistusta. Jos kokous on virallinen, sen on oltava kirjallinen kaikkien sääntöjen mukaisesti.
Sihteeri tai muu henkilö, jolla on tällainen valta, pitää pöytäkirjaa. Yritä pysyä keskustelun kanssa yrittämällä saada likimääräinen luettelo aiheista, joista keskustellaan kokouksessa. Ääninauhurin läsnäolo ei ole tarpeetonta, jotta yksityiskohtia ei hukata, koska protokolla on hyvin yksityiskohtainen kuvaus liiketapahtumasta.
Läsnä olevien ja poissaolijoiden nimet olisi kirjattava. Voit tehdä itsellesi muistiinpanoja kaikkien kokoukseen tulneiden sijainnista, jotta tiettyjen sanojen kirjoitus voidaan ilmaista virheettömästi.
Jokaisen kokouksen alussa määritetään asioiden käsittelyjärjestys. Muista kirjoittaa se sanatarkasti.
Jos kokouksesta äänestettiin, ilmoittakaa sen tulokset (kuinka moni äänesti puolesta ja kuinka moni vastusti). Jos kokouksessa oli vähän ihmisiä, sinulla on myös mahdollisuus merkitä kaikkien äänestäneiden nimet ja sukunimet.
Älä lykätä protokollan suorittamista pitkään laatikkoon, koska tänä aikana voit unohtaa kokouksen yksityiskohdat.
Neuvottelupöytäkirja
Neuvottelut eroavat säännöllisestä yrityskokouksesta siinä, että yleensä keskustellaan yhdestä tai parista aiheesta, jolla on suuri merkitys molemmille osapuolille. Tässä tapauksessa pöytäkirja on tilaisuus korjata keskustelun kaikki vivahteet ja osapuolten vaatimukset. Kysymys, jota ei aina oteta huomioon, ratkaistaan heti ensimmäisten neuvottelujen jälkeen, joten johtajat tai muut työntekijät tarvitsevat aikaa ja täydellisiä tietoja kokouksesta.
Neuvottelupöytäkirja on laadittu samalla periaatteella kuin mikä tahansa asiakirja.
On tarpeen ilmoittaa kuvatun tapahtuman päivämäärä, asiakirjan numero ja nimen täydellinen versio. Seuraava on johdanto, joka väistämättä osoittaa osallistujien luettelon ja keskustelun pääaiheet.
Pääosassa tiedot on yleensä jaettu kolmeen osaan: “Kuunteltu”, “Puhuttiin”, “Päätetty”. Protokollan täysversiossa kaikkien puhujien sanat lainataan sanatarkasti, ja joissain tapauksissa myös protokollaosa kopioidaan, ja se kopioi tietyn osan siitä.
