Tapahtumalla tarkoitetaan ihmisryhmän osallistumisella suunniteltua ja pidettyä kokousta: loma, liiketapaaminen, urheilutapahtuma, lastenjuhlat, mainoskampanja jne. Koska tapahtumaan osallistuu useimmiten suuri joukko osallistujia, on erittäin tärkeää huolehtia kaikkien kutsuvien turvallisuudesta. että ne olivat mukavia, kukaan ei tylsistynyt, valikossa, taiteilijoiden esityksessä, kokoushuoneen suunnittelussa ei ollut valituksia. Epämiellyttävien yllätyksien välttämiseksi sinun on oltava varovainen Mutta valmistautua.
Tapahtuman valmistelu alkaa suunnittelusta. On parempi huolehtia siitä, miten suunnitella tapahtuma etukäteen. Mitä enemmän aikaa on jäljellä merkitsevään päivämäärään, sitä enemmän on mahdollisuuksia ajatella asioita yli, punnita, välttää virheitä ja osallistujien negatiivista palautetta. Suunnitelmat tehdään tapahtuman erityispiirteiden mukaisesti, mutta suunnittelulle on yleisiä suosituksia.
Mitä suunnitella
Ensinnäkin tavoite. Mitään tapahtumaa ei järjestetä juuri niin. Yrityksen johtajat haluavat saavuttaa tietyt tulokset: yrityskulttuurin muodostuminen, tavaroiden markkinointi, markkinointiympäristöjen laajentaminen, työntekijöiden kokoaminen, vuosipäivän juhla (hänen ansioidensa virallinen tunnustaminen yritykselle) jne. Tärkeintä on, että tavoitteen on oltava konkreettinen, selkeästi muotoiltu ja saavutettavissa.. Yhdessä tarkoituksen kanssa määritetään myös tapahtuman tyyppi (buffet, piknik, loma vesipuistossa jne.).
Seuraava suunnitteluvaihe on budjetti. Kaikista luovista ideoista ei ole mahdollista toteuttaa järjestäjän pyrkimyksiä riippumatta siitä, mikäli budjetti ei salli tätä. Siksi ennen päätöksentekoa toimintasuunnitelman laatimisesta on päätettävä rahoituksesta.
Seuraavat kohteet otetaan huomioon:
- vieraiden lukumäärä ja sukupuoli (tarvitaan valikon tekemiseen, juomien valintaan);
- tapahtuman paikka;
- suunnittelu ja tekniset laitteet;
- kuljetus (jos tapahtuma on poissa);
- valokuvaus- ja videokuvaus;
- isännän kutsu, taiteilijat;
- palkinnot ja lahjat;
- Tapahtuman tiedotusvälineistä (tarvittaessa).
kyselylomakkeet
Kun olet selvittänyt yllä olevat kysymykset, voit alkaa koota kyselylomakkeita kutsutuille. Joten on helpompaa ottaa huomioon vieraiden toiveet. Kyselyn tulosten mukaan joudut ehkä tekemään muutoksia suunnitelmaan ja arvioon. Tarjoamme likimääräisen luettelon kysymyksistä:
- Aiotko osallistua tapahtumaan?
- Jos et aio osallistua tapahtumaan, mistä syystä?
- Kuinka sait tietää tapahtumasta?
- Kuinka ilmoittautuminen tapahtumaan osallistumiseen tapahtui (hyvin yksinkertainen, yksinkertainen, ilman ongelmia, pienillä vaikeuksilla, mahdollisilla vaikeuksilla)?
- Onko sinulla valikkoja?
- Kuka maksaa osallistumisestasi tapahtumaan?
- Mistä aiheista, keskustelukysymyksistä olet kiinnostunut?
- Onko sinulla kysyttävää tapahtumasta, mitkä?
- Onko sinulla kysyttävää tapahtuman isäntälle, mitkä?
- Kuinka haluaisit saada tietoja tapahtumasta (osoite, sähköposti, puhelin)?
- Muut.
Kysymyksiä mukautetaan tapahtuman tyypin ja sisällön mukaan. Tärkeintä on laatia kyselylomake niin, että järjestäjä saa kaikki kiinnostavat vastaukset. Tämä auttaa määrittämään, kuinka laatia toimintasuunnitelma kaikenlaisten väärinkäsitysten välttämiseksi. Joten islamin liikekumppanit juhlien aikana eivät koske sianlihaa (mikä tarkoittaa, että valikossa tulisi olla kanan, kalkkunan ruokia), ja johtavan yritysjuhlin vitsit saattavat tuntua joillekin ihmisille olematta hauskoja. Kyselyn tulisi tietysti olla nimettömänä.
Tietojen keräämisen jälkeen työntekijä etenee suoraan suunnitelman laatimiseen.
Kuinka suunnitella tapahtuma: esimerkki
Suunnitelmalomake on kehitetty standardin GOST R 6.30-2003 “Yhtenäiset dokumentointijärjestelmät. Yhtenäinen organisaatio- ja hallintoasiakirjojen järjestelmä. Vaatimukset paperityölle. " Perinteisesti suunnitelmassa luetellaan tapahtuman valmistelua ja toteuttamista koskevat työt, määräajat ja vastuuhenkilöt. Asiakirjan alussa on ilmoitettava hyväksyttävän organisaation nimi ja tyyppi, päivämäärä, asiakirjan laatimispaikka ja -paikka, hyväksymisleima. Erikseen laaditut taloudelliset asiakirjat, hyväksyntälomakkeet ja perehtyminen asiakirjaan. Kaavion muodossa se näyttää noin:
|
Hyväksyn --------------- --------------- (yrityksen päällikkö) ------------------------------------- (koko nimi) (Allekirjoitus) |
|||
|
Toimintasuunnitelma valmistelua ja toteutusta varten -------------------------------------------------- ---- (tapahtuman nimi) |
|||
|
päivämäärät: Paikka: Tapahtuman tarkoitus: |
|||
| numero | Työn tyypit | aika | vastuullinen |
| 1. | Järjestäjätoimikunnan perustaminen | 12.15.2014 | Koko nimi |
| 2. | Kulttuuriohjelman laatiminen | 12.15.2014 | Koko nimi |
| 3. | … | ||
Suunnitelma voi sisältää myös sarakkeita “tulokset” ja “muistiinpanot”.
Laaditusta suunnitelmasta keskustellaan yrityksen johdon kanssa, hyväksytään ja toimitetaan työntekijöille. Vastuulliset henkilöt laittavat allekirjoituksensa tutustumislomakkeelle ja saavat kopion suunnitelmasta. Sen jälkeen kysymys: "Kuinka laatia toimintasuunnitelma?" pidetään suljettuna.
Tapahtumia järjestetään yleensä useita kertoja vuodessa, joten tapahtuman johtajan tai muun asiantuntijan on laadittava vuotuinen toimintasuunnitelma. Kuinka laatia toimintasuunnitelma vuodeksi?
Vuotuinen suunnitelma
Ennen kuin jatkat vuosisuunnitelman laatimista, sinun on analysoitava yrityksen toiminta kuluneelta vuodelta. Analyyttisen työn tulosten perusteella laaditaan raportti, jonka sisällöllä asetetaan tavoitteet seuraavalle 12 kuukaudelle. Uuden kalenterivuoden tapahtumilla pyritään saavuttamaan juuri nämä tavoitteet.
Tapahtumat suunnitellaan kuukausittain. Kuinka monta tapahtumaa järjestetään kuukaudessa - yritys päättää. Kaikki riippuu tavoitteista ja kiireellisistä ongelmista. Suunnitellaan kertaluonteinen, säännöllinen ja jatkuva toiminta. Kertaluonteisiin tapahtumiin sisältyy erityisesti laitteiden hankinta ulkomaiselta yritykseltä. Nykyinen tapahtuma järjestetään myös kerran, mutta se vie pidemmän ajan. Määräaikaiset tapahtumat toistetaan tietyllä aikavälillä. Tämä voi olla henkilöstön kehittämistä (konferenssit, seminaarit, webinaarit), projektien kehittämistä ja toteuttamista, yritystapahtumia ja muuta. Kaikkien tapahtumien tulisi olla loogisesti yhdenmukaisia keskenään tapahtuman toteutettavuuden, aiheen ja ajoituksen suhteen.
Vuosisuunnitelma
Vuosisuunnitelma laaditaan yleisen työsuunnitelman tai aikataulun muodossa. Joskus molemmat vaihtoehdot ovat sopivia (esimerkiksi jos esiintyjät työskentelevät eri organisaatioissa). Tarkastellaan tämän tyyppisiä suunnitelmia yksityiskohtaisemmin.
Yleisessä vuosisuunnitelmassa merkitään sarjanumero, tapahtuman nimi, määräajat, tulokset, johtajat ja huomautus. Luku "Tulos" osoittaa asiantuntijoiden toiminnan tuloksen: prosessi- tai mekanismit, valmis projekti, raportti, asiakirjapaketti jne.
| numero | Tapahtuman nimi | tulokset | aika | Taiteilijat | muistiinpanot | ||||
| alussa | pääte | Oy | JSC | UAB | |||||
| 1. | Kansainvälinen konferenssi | Abstraktien kokoelma | 15.01 | 17.01 | Koko nimi | Koko nimi | Koko nimi | Erityisyliopistojen opiskelijat ovat mukana | |
| 2. | Esittely uuden juustolajin | Raportti uuden juustolajin esittelystä | 16.02 | 17.02 | Koko nimi | Koko nimi | Koko nimi | Yritysten teknologit ovat mukana | |
| 3. | … | ||||||||
Aikataulua laadittaessa aktiviteetit ilmoitetaan kullekin kuukaudelle. Tapahtuman nimen ja kuukauden välinen liitos on piirretty. Asiakirja voi näyttää tältä:
| numero | Tapahtuman nimi | tulokset | Taiteilijat | 2014 vuosi | muistiinpanot | ||
| tammikuu | helmikuu | maaliskuu | |||||
| 1. | Kansainvälinen konferenssi | Abstraktien kokoelma |
Oy JSC UAB |
||||
| 1.1. | Uutiskirjeen valmistelu | Tiedotuskirje | Toimiston johtaja | ||||
| 2. | Esittely uuden juustolajin | Raportti uuden juustolajin esittelystä | |||||
| 2.1. | Esitteiden valmistelu | esitteet | Markkinointiosasto | ||||
Vuosisuunnitelman lisäksi kehitetään toimenpiteiden, raportointi- ja valvontamuotojen perusteita sekä liitteitä. Sovellukset sisältävät:
- talousrekisterit;
- viestintäsuunnitelma, muu tapahtuman tuki;
- riskianalyysi.
Kaikki yllä olevat suunnitelmat ovat aikuisille. Mutta erilaisia tapahtumia järjestetään lasten kanssa. Kaverien suunnitelmien suunnittelutavat ovat suunnilleen samat, mutta ominaisuuksia on myös joitain.
Kuinka laatia toimintasuunnitelma lapsille
Nuorten kansalaisten tapahtuma eroaa aikuisten tapahtumasta, pääasiassa koulutusta ja (tai) terveyttä parantavaa suuntautumista varten. Vastuullisiksi nimitetään opettajat, psykologit, viihdyttäjät, kirjastonhoitajat, terveysleirien neuvonantajat ja muut lasten kanssa työskentelevät asiantuntijat. Tapahtuman erityispiirteet riippuvat lasten iästä ja asetetuista tehtävistä. Mieti tapahtuman suunnittelun piirteitä esikoulussa, koulussa, kirjastossa ja virkistysleirillä.
esikoulu-
Päiväkodin toiminta on osa vuosisuunnitelmaa. Edellytetään:
- matinees (teema- ja lomapäivät);
- urheilulomat;
- terveyspäivät ja -viikot (mukaan lukien erilaiset toiminnot);
- vanhempien kokoukset jne.
Kullekin näistä toiminnoista laaditaan suunnitelma tai skenaario, jonka johtaja hyväksyy ja sopii sijaisensa kanssa. Ilmoita tapahtuman nimi, tarkoitus, tehtävät, tapahtuman aika ja paikka, välineet, inventaario, tapahtuman kulku (käsikirjoituksessa) ja vastuuhenkilöt. Tässä on esimerkki terveyspäivän toimintasuunnitelman laatimisesta:
|
Vakuutan: päällikkö --------------- (koko nimi) "____" ______________ 2014 |
|||
|
sovittu: OIA: n varajohtaja ------------------------------ (koko nimi) "____" ______________ 2014 |
|||
| Terveyspäivän toimintasuunnitelma (päivämäärä) | |||
| Aika ja paikka | Tapahtuman nimi | Ryhmä | vastuullinen |
|
8.00 - 8.30 Urheilukenttä |
Aamuvoimistelu | Kaikki ryhmät | Ryhmäopettajat |
|
10.00–10.30 Urheiluhalli |
Viesti kilpailuista | Vanhempi ryhmä | Liikunnan ohjaaja, ryhmäkasvattaja |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 uima-allas |
Urheilu ja vapaa-aika "Neptune tuli luoksesi | Keskiryhmä | Uintiopettaja, sairaanhoitaja, ryhmäkasvattaja |
| Päivän aikana | Kuvaraportti terveyspäivästä | Kaikki ryhmät | Ryhmien opettajat, avustavat opettajat |
Tapahtuman erityispiirteistä riippuen odotetut tulokset voidaan ilmoittaa (oppilaiden esiintyvyyden vähentäminen, lasten terveellisiä elämäntapoja koskevien ideoiden muodostuminen, vanhempien pedagogisen kulttuurin tason nousu jne.).
Esikoululaisten tapahtuman skenaario on pelit, satuihin perustuvat esitykset, taiku temppuja, nähtävyyksiä. On tärkeää, että loma on mielenkiintoinen, hauska, vilkas ja mikä tärkeintä - hyödyllinen lapsille.
koulu
Aktiviteetit opiskelijoille suunnitellaan lukuvuoden aikana ja lomien aikana. Toimintasuunnitelmat laativat pääopettaja, luokanopettaja, liikunnanopettaja, järjestävä opettaja ja psykologi. Opettajan laatimat suunnitelmat tarkastaa ja hyväksyy pääopettaja. Tapahtuman tavoitteet suunnitellaan, odotetut tulokset, vastuuhenkilöt nimitetään. Suunnitelmia laadittaessa otetaan huomioon lasten ikä, heidän kiinnostuksenkohteet, luokassa esiintyvät ongelmat (akateeminen suoritus, käyttäytyminen, suhteet ryhmässä jne.) Sekä objektiiviset tekijät (vuodenaika, asutustapa, erityisesti maasto, ilmasto jne.), ikimuistoiset päivämäärät. Tämän mukaisesti järjestetään tapahtumia teemoista “Ritarit ja prinsessat”, “Tutustu musiikkiteatteriin”, “Kesäloma”, “He taistelivat kotimaan puolesta” ja muut. Tärkeintä on, että lapset ovat kiinnostuneita. Opiskelijat itse ovat mukana myös tapahtuman valmistelussa ja suunnittelussa. Kuinka tehdä toimintasuunnitelma? Näyte on esitetty taulukossa.
|
Hyväksyn Rehtori nro --------------------------- (koko nimi) |
||||
| Syksyn lomakoulutussuunnitelma | ||||
| numero | toimenpide | päiväys | luokka | aika |
| 1. | Vierailu Musical Comedy Theatressa | 10.28.2013 | 11 | 16:00 |
| 2. | Operaatio paranna kirja | 10.29.2013 | 5-6 | 12, 00 |
| 3. | … | |||
Lasten kirjasto
Kirjaston henkilökunta varmistaa, että lapset lukevat enemmän ja rakastavat kirjoja. Tätä varten järjestetään kirjallisia iltoja, tietokilpailuja, huutokauppoja jne. Kuinka laatia toimintasuunnitelma kirjastossa? Tämä työ suoritetaan useissa vaiheissa. Tapahtuman teema valitaan, sen tarkoitus ja ikäkohdistus määritetään. Osallistujien iän mukaan kirjalliset teokset valitaan, käsikirjoitus laaditaan.
Kirjastonhoitajat eivät unohda mainontaa: julisteet, esitteet, kutsut tehdään. Tärkeä asia on havainnollistavan materiaalin valmistelu. Itse tapahtuma tallennetaan, analysoidaan ja mainostetaan mediassa. Suunnitelmalomake voi olla jotain tällaista:
| numero | Tapahtuman muoto | Tapahtuman nimi | Yleisö | päivämäärät |
| 1. | kauneuskilpailut | Ystävänpäivä | Lukiolaiset | 14.02 |
| 2. | Kysymys ja vasta ilta | "Kuka tietää enemmän tarinoita?" | Esikoululaiset ja ala-asteen oppilaat | 18.03 |
| 3. | … |
